Klarifikasi Kebutuhan
Memastikan spesifikasi, volume, lokasi, jadwal, anggaran, serta kriteria penerimaan.
Proses kerja yang jelas dari awal hingga serah terima.
Kerangka operasional ini menjadi acuan pengendalian pengadaan dan dapat disesuaikan dengan prosedur, kontrak, serta standar penerimaan pengguna.
SOP Pengadaan
Lima tahapan pengendalian
Setiap tahap menghasilkan catatan kerja atau dokumen pendukung agar keputusan dan hasil dapat ditelusuri.
Verifikasi Vendor
Menilai legalitas, kapasitas pasok, kesesuaian produk, harga, dan waktu pemenuhan.
Pengadaan
Menerbitkan pesanan berdasarkan persetujuan dan memonitor pemenuhan oleh pemasok.
Quality Control
Memeriksa jumlah, spesifikasi, kondisi, dokumen, dan fungsi sesuai kategori barang.
Serah Terima
Mengirim, memperoleh konfirmasi penerimaan, dan menata arsip transaksi.
Jejak dokumen
Keputusan pengadaan perlu dapat dijelaskan kembali, bukan hanya diselesaikan.
Dokumen minimum disesuaikan dengan transaksi dan persyaratan pelanggan. Untuk kontrak berskala besar, pengendalian dapat dilengkapi dengan laporan berkala dan register ketidaksesuaian.
Dokumen operasional
- Permintaan dan konfirmasi spesifikasi
- Penawaran serta persetujuan komersial
- Pesanan pembelian atau kontrak
- Catatan pemeriksaan barang
- Surat jalan dan berita acara serah terima
- Dokumen garansi atau manual bila berlaku
Komitmen layanan
Perlindungan sebelum dan sesudah penyerahan
Ketentuan rinci selalu mengikuti penawaran dan kontrak yang disepakati kedua pihak.
Jaminan Kesesuaian
Barang diperiksa terhadap spesifikasi, kuantitas, dan kondisi sebelum dikirim. Ketidaksesuaian dicatat untuk ditindaklanjuti.
Garansi & Purnajual
Klaim garansi diteruskan sesuai syarat produsen/pemasok. Dukungan koordinasi diberikan melalui kontak resmi.
Ketepatan Pengiriman
Jadwal dikonfirmasi sejak awal dan perkembangannya dikomunikasikan bila terdapat risiko perubahan.
Komitmen integritas
CV Dua Putri 142 menolak gratifikasi, suap, pemalsuan dokumen, benturan kepentingan yang tidak diungkapkan, dan tindakan lain yang bertentangan dengan hukum atau tata kelola pengadaan.
!
Dugaan pelanggaran dapat dilaporkan melalui email resmi dengan informasi yang dapat ditindaklanjuti. Kerahasiaan pelapor dijaga sejauh dimungkinkan oleh proses pemeriksaan dan hukum.
Anti-korupsi
Transaksi harus wajar, transparan, dan bebas dari pengaruh yang tidak semestinya.
- Tidak menawarkan atau menerima imbalan tidak sah
- Mengungkap potensi benturan kepentingan
- Menjaga keakuratan catatan dan dokumen transaksi
- Memilih pemasok berdasarkan kemampuan dan kesesuaian
- Mematuhi peraturan serta persyaratan kontrak
Ingin memahami proses kami lebih lanjut?
Tim kami siap menjelaskan alur pengadaan sesuai ruang lingkup kebutuhan Anda.